Tietosuojakäytäntö

Happihem on rakennettu tietosuoja perusperiaatteena. Se on edellytys digitaaliselle tekniikalle sosiaali- ja terveydenhuollossa. Siksi olemme ensimmäisestä päivästä lähtien tehneet tietoisia päätöksiä siitä, missä tietoja säilytetään, mitä keräämme ja miten suojaamme palvelun käyttäjiä.

Tässä käytännössä kuvataan, miten Careots AB (ruotsalainen y-tunnus 559485-3938) käsittelee henkilötietoja Happihem-palvelussa. Se koskee verkkopalvelua osoitteessa happihem.com, henkilöstölle tarkoitettua Happihem Medarbetare -sovellusta ja omaisille tarkoitettua Happigram-sovellusta. Kohdassa 11 kuvataan erikseen, miten Happigram-sovellus käsittelee tietojasi.

1. Kuka vastaa tiedoistasi

Roolit eroavat palvelun kahden osan välillä. Se ratkaisee, kenen puoleen käännyt pyynnön kanssa.

Verkkopalvelu ja henkilöstösovellus. Täällä käsittelemme henkilötietoja palvelua käyttävän työpaikan tai palveluntuottajan lukuun. Työpaikka on rekisterinpitäjä ja Careots AB on henkilötietojen käsittelijä. Käsittelyä ohjaa organisaation kanssa tehty käsittelysopimus. Jos olet työntekijä ja haluat käyttää oikeuksiasi, käänny ensisijaisesti työnantajasi puoleen.

Happigram-sovellus. Täällä Careots AB on rekisterinpitäjä tilisi, sisältösi, tilauksesi ja vihkon toimituksen osalta. Käänny suoraan meidän puoleemme.

2. Tietosuoja suunnitteluperiaatteena

Happihem on rakennettu privacy by design -periaatteen mukaisesti. Tietosuoja ei ole lisäosa vaan osa arkkitehtuuria. Se tarkoittaa, että:

• Keräämme vain ne tiedot, jotka ovat tarpeen palvelun toiminnan kannalta.
• Emme koskaan myy henkilötietoja emmekä jaa niitä kolmansille osapuolille muutoin kuin tässä käytännössä kuvatulla tavalla.
• Emme koskaan käytä markkinointi- tai mainosevästeitä kirjautuneen palvelun sisällä. Kirjautuneita käyttäjiä ei koskaan profiloida mainontaa varten.
• Käytämme yksityisyyttä kunnioittavaa analytiikkatyökalua (PostHog) ymmärtääksemme, miten palvelua käytetään, ja parantaaksemme sitä. Se aktivoituu vasta, kun olet antanut suostumuksesi tilastointiin, yhdistää tapahtumat pseudonyymiin käyttäjätunnukseen (ei koskaan sähköpostiosoitteeseesi tai nimeesi) eikä sitä koskaan käytetä mainontaan. Ks. kohdat 4 ja 6.
• Julkisilla markkinointisivuilla käytämme myös Metan työkaluja mainonnan mittaamiseen ja optimointiin, mutta vain aktiivisen suostumuksesi jälkeen. Ks. kohta 5.
• Säilytämme ladatut valokuvat yhdellä ainoalla palveluntarjoajalla Ruotsissa, minkä lisäksi kirjapainolla silloin, kun vihko painetaan. Ks. kohta 9.
• Arvioimme jokaisen uuden ominaisuuden vaikutuksen käyttäjien yksityisyyteen ennen sen julkaisua.

3. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen palvelun tarjoamiseksi:

• Tilitiedot: rekisteröityessä antamasi nimi ja sähköpostiosoite sekä profiilikuva, jos lisäät sellaisen.
• Työpaikkakytkös: mihin työpaikkaan ja mahdolliseen organisaatioon kuulut. Koskee verkkopalvelua.
• Perhekytkös: mihin perheeseen kuulut ja mikä on suhteesi hoivassa olevaan perheenjäseneen. Koskee sovellusta.
• Käyttäjien luoma sisältö: toiminnot, kommentit, valokuvat, kuvatekstit ja aineisto, jota luot tai lataat.
• Toimitus- ja tilaustiedot: toimitusosoite, valittu tilaus, maksun tila ja maksuhistoria. Koskee sovellusta, ks. kohta 11.
• Kävijätiedot julkisilla markkinointisivuilla: IP-osoite, selaintiedot sekä tapahtumat, kuten sivunäytöt ja konversiot. Tämä tapahtuu vain suostumuksesi jälkeen, ja siitä kerrotaan kohdissa 5 ja 6.
• Käyttö- ja tapahtumatiedot: miten palvelua käytetään, esimerkiksi mitä ominaisuuksia käytät ja mitä toimintoja teet, yhdistettynä pseudonyymiin käyttäjätunnukseen. Nämä kerätään analytiikkatyökalullamme vasta, kun olet antanut suostumuksesi tilastointiin, ja niistä kerrotaan kohdissa 4 ja 6.
• Virhe- ja kaatumisdiagnostiikka: tekniset tiedot silloin, kun jokin menee vikaan, ks. kohta 11.

Emme kerää henkilötunnuksia, asukkaita koskevia terveystietoja emmekä muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

4. Evästeet ja suostumus

Tämä kohta koskee happihem.com-sivustoa. Sovellukset eivät käytä evästeitä eivätkä mainostunnistetta.

Jaamme evästeet kolmeen luokkaan: ehdottoman välttämättömät (jotka ovat tarpeen palvelun toiminnalle), tilastointi (jotka mittaavat palvelun käyttöä, jotta voimme parantaa sitä) ja markkinointi (joita käytetään julkisilla sivuilla mainontaan ja konversioiden mittaamiseen). Tilastointi- ja markkinointievästeet asetetaan vain, jos annat niihin aktiivisesti suostumuksen evästebannerissa.

Ehdottoman välttämättömät evästeet eivät vaadi suostumusta EU:n sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivin mukaan. Markkinointievästeet asetetaan vasta, kun olet klikannut Hyväksy evästebannerissa. Voit muuttaa asetuksiasi milloin tahansa:

5. Markkinointi ja Metan pikseli

Happihemin julkisilla markkinointisivuilla (etusivu, hinnoittelusivu, omaisille suunnattu sivu ja vastaavat) käytämme Metan työkaluja mitataksemme Facebook- ja Instagram-mainostemme tuloksia. Emme käytä niitä kirjautuneen palvelun sisällä emmekä sovelluksissa.

• Metan pikseli (selaimessa): rekisteröi tapahtumia, kuten sivunäyttöjä ja kiinnostuksen ilmaisuja, jotta voimme mitata mainosten vaikutusta.
• Conversions API (palvelimelta palvelimelle): lähettää samat tapahtumat suoraan palvelimeltamme Metalle. Jaamme sähköpostiosoitteesi tiivistettynä (SHA-256) yhdessä teknisten tietojen, kuten IP-osoitteen, kanssa, jotta Meta voi yhdistää tapahtuman oikeaan mainosnäyttöön.

Oikeusperusteena on suostumus yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa yllä olevalla painikkeella, minkä jälkeen Metan evästeitä ei enää aseteta eikä uusia tapahtumia lähetetä.

Metan pikseli merkitsee henkilötietojen siirtoa Meta Platforms Ireland Limitedille ja edelleen Yhdysvaltoihin. Siirto tapahtuu EU-US Data Privacy Frameworkin (DPF) puitteissa, jonka Euroopan komissio on arvioinut tarjoavan riittävän tietosuojan tason. Meta on sertifioitu DPF:n mukaisesti. Me ja Meta olemme yhteisrekisterinpitäjiä pikselin kautta tapahtuvassa keräyksessä EU:n tuomioistuimen oikeuskäytännön mukaisesti (Fashion ID).

Emme koskaan lataa Metan pikseliä kirjautuneille käyttäjille emmekä jaa Metalle mitään tietoja asukkaista, omaisista tai potilaista.

6. Missä tietoja säilytetään ja kuka niitä käsittelee

Palvelun ydintiedot, kaikki luomasi sekä kaikki asukkaitasi koskeva, säilytetään palvelimilla Ruotsissa ruotsalaisilla palveluntarjoajilla.

• Tietokanta ja sovelluspalvelin: ylläpidetään ruotsalaisessa infrastruktuurissa Glesys AB:n kautta, konesalit Ruotsissa.
• Tiedostojen säilytys: ladatut tiedostot ja kuvat säilytetään Glesysin objektitallennuksessa Ruotsissa.
• Varmuuskopiot: päivittäiset salatut varmuuskopiot säilytetään Ruotsissa.
• Kirjapaino: kun Happigram painetaan, lähetämme valmiin vihkon PDF-tiedostona kirjapainollemme yhdessä vastaanottajan nimen ja toimitusosoitteen kanssa. PDF sisältää perheen valokuvat ja terveiset. Kirjapaino käsittelee tietoja henkilötietojen käsittelijänä puolestamme, yksinomaan vihkon painamiseksi ja postittamiseksi, eikä se saa käyttää niitä mihinkään muuhun. Käsittely tapahtuu Ruotsissa. Ks. kohta 9 siitä, miten siirto tehdään.
• Tuote- ja verkkoanalytiikka: PostHog, jota käytämme ymmärtääksemme, miten palvelua käytetään, ja parantaaksemme sitä. Tiedot säilytetään EU:ssa (PostHog Cloud EU, Frankfurt). Keruu on evästeetöntä ja anonyymiä siihen asti, kun annat suostumuksesi tilastointiin. Suostumuksen jälkeen tapahtumat yhdistetään pseudonyymiin käyttäjätunnukseen. Emme koskaan lähetä PostHogille sähköpostiosoitteita, nimiä tai asukkaita koskevia tietoja, eikä IP-osoitteita tallenneta. PostHog, Inc. on yhdysvaltalainen yhtiö, ks. alla oleva huomautus kolmansiin maihin tehtävistä siirroista.
• Virhe- ja kaatumisdiagnostiikka: Sentry, jota käytämme teknisten virheiden havaitsemiseen ja korjaamiseen verkkosovelluksessa, rajapinnassa ja sovelluksissa. Virheraportit säilytetään Sentryn EU-alueella. Sentryn palveluntarjoaja on yhdysvaltalainen yhtiö, joka voi joissakin tapauksissa saada tukikäyttöoikeuden tietoihin. Tätä suojaavat vakiosopimuslausekkeet.
• Sähköpostilähetykset: Brevo (Sendinblue SAS) uutiskirjeisiin ja aktivointiviesteihin, Scaleway SAS tapahtumaviesteihin, kuten vahvistuksiin, salasanan palautukseen ja kutsuihin. Molemmat käsittelevät tietoja EU:n ja ETA:n alueella henkilötietojen käsittelijöinä.
• Maksaminen: Stripe, ks. kohta 11.
• Push-ilmoitukset: Apple ja Google Expon kautta, ks. kohta 11.
• Bottisuojaus: Cloudflare Turnstile rekisteröitymisen ja salasanan palautuksen yhteydessä.

Siirtoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tapahtuu seuraavissa rajatuissa tapauksissa: markkinointi Metan kautta (kohta 5, edellyttää suostumustasi), maksujen käsittely Stripen kautta, push-ilmoitusten toimitus Applen ja Googlen kautta, bottisuojaus Cloudflaren kautta sekä mahdollinen tukikäyttöoikeus analytiikkatietoihin PostHogilla ja virheraportteihin Sentryllä. Näitä suojaavat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet tai EU-US Data Privacy Framework. Mitkään valokuvat eivätkä mitkään asukkaita koskevat terveystiedot poistu EU:n ja ETA:n alueelta.

7. Uutiskirjeet ja sähköpostilähetykset

Lähetämme uutiskirjeitä, käyttöönottoviestejä ja muistutuksia Brevon kautta. Näitä lähetyksiä varten nimesi ja sähköpostiosoitteesi jaetaan Brevolle, joka käsittelee tiedot henkilötietojen käsittelijänä puolestamme ja yksinomaan EU:n ja ETA:n alueella.

Voit milloin tahansa perua lähetysten tilauksen jokaisen viestin alatunnisteessa olevasta linkistä. Käyttöönotto- ja järjestelmäviestejä, joita tarvitaan palvelun käytön aloittamiseen, voidaan kuitenkin lähettää senkin jälkeen.

8. Tekoäly ja kolmansien osapuolten palvelut

Verkkopalvelu käyttää tekoälypalveluja toimintaehdotusten, tukiaineiston ja kuvien luomiseen. Näitä ominaisuuksia käytettäessä osia kirjoittamastasi tekstistä voidaan lähettää tekoälypalvelujen tarjoajille käsiteltäväksi.

• Tekoälytoimintoihin ei saa syöttää asukkaita tai potilaita koskevia henkilötietoja. Ne on suunniteltu käsittelemään toimintojen kuvauksia, ei arkaluonteisia tietoja.
• Tekoälypalvelujen tarjoajat eivät säilytä Happihemin tietoja omaan koulutukseensa tai muihin tarkoituksiin.
• Happigram-sovellus ei käytä tekoälytoimintoja. Perhevalokuviasi ei koskaan lähetetä tekoälypalveluun.

9. Näin painaminen tapahtuu

Tässä kohdassa kuvataan se ainoa kerta, jolloin valokuvasi poistuvat omasta infrastruktuuristamme.

Kun kuukauden Happigram on lukittu, kokoamme valmiin vihkon PDF-tiedostoksi. Se sisältää perheen lisäämät valokuvat ja terveiset, vastaanottajan nimen sekä toimitusosoitteen, joka painetaan vihkon osoiteikkunaan.

PDF sijoitetaan erilliseen, käyttöoikeussuojattuun tilaan ruotsalaisessa objektitallennuksessamme. Kirjapaino saa sähköpostin, jossa on määräaikaiset latauslinkit, jotka lakkaavat toimimasta seitsemän päivän kuluttua. Emme luovuta mitään kirjautumistietoja, eikä kirjapainolla ole muuta pääsyä alustalle.

Kirjapaino saa: vastaanottajan nimen, toimitusosoitteen ja vihkon sisällön. Kirjapaino ei saa: sähköpostiosoitettasi, salasanaasi, maksutietojasi, perheen kommentteja sovelluksessa eikä mitään muista perheistä kuin niistä, joiden vihkot sisältyvät kuukauden toimitukseen.

10. Oikeusperuste

11. Happigram-sovellus

Happigram-sovelluksessa voit seurata Happigramia ja osallistua sen tekemiseen. Happigram on kuukausittainen vihko digitaalisessa ja painetussa muodossa hoivassa olevalle perheenjäsenellesi. Sovelluksessa käsittelemme seuraavia tietoja:

• Tilitiedot: rekisteröityessä antamasi nimi ja sähköpostiosoite sekä profiilikuva, jos päätät lisätä sellaisen.
• Valokuvat ja kuvatekstit: kuvat, jotka lisäät kameralla tai kuvakirjastostasi, mahdollisine kuvateksteineen ja viesteineen. Kuvat säilytetään ruotsalaisessa objektitallennuksessa (kohta 6) ja lähetetään kirjapainolle, kun vihko painetaan (kohta 9).
• Perheenjäsentäsi koskevat tiedot: vain etunimi ja se, mihin yksikköön henkilö kuuluu, tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti. Emme kerää sukunimiä, henkilötunnuksia emmekä asukkaita koskevia terveystietoja.
• Toimitusosoite: postiosoite, johon vihko lähetetään. Osoitetta käytetään yksinomaan painamiseen ja toimittamiseen, ja se painetaan vihkon osoiteikkunaan.
• Tilaustiedot: tilauksesi, maksun tila ja maksuhistoria, peilattuina Stripestä.
• Ilmoitukset: jos sallit push-ilmoitukset, tallennamme laitekohtaisen ilmoitustunnisteen voidaksemme lähettää ilmoituksia. Ilmoitukset toimitetaan Applen ja Googlen push-palvelujen sekä Expon kautta.
• Käyttöanalytiikka: jos sallit analytiikan aktiivisesti johdannon lopussa tai kohdassa Tili ja Tietosuoja, PostHog kerää sovelluksen käynnistykset, vierailtujen näkymien nimet ja tapahtumat käytetyistä toiminnoista. Tapahtumat yhdistetään pseudonyymiin käyttäjätunnukseesi. Emme koskaan lähetä PostHogille nimiä, sähköpostiosoitteita, kommentteja, kuvatekstejä, kuvia, hakuja emmekä asukkaita koskevia tietoja.
• Virhe- ja kaatumisdiagnostiikka: Sentry vastaanottaa automaattisesti virheraportteja, jos sovellus kaatuu tai tapahtuu odottamaton tekninen virhe. Raportti voi sisältää pinojäljen, sovellusversion, käyttöjärjestelmän, laitetyypin, sovelluksen teknisen tilan sekä pseudonyymejä asennus- tai istuntotunnisteita. Sentry on määritetty siten, ettei se lähetä nimiä, sähköpostiosoitteita, käyttäjätunnuksia, käyttäjien luomaa sisältöä, täydellisiä verkko-osoitteita tai pyyntöjen sisältöä, kuvakaappauksia eikä näkymähierarkioita. Virheraportit säilytetään Sentryn EU-alueella enintään 90 päivää.

Käyttöoikeudet. Sovellus pyytää pääsyä kameraan ja kuvakirjastoon vain silloin, kun lisäät valokuvan aktiivisesti. Emme koskaan lue kuvakirjastoasi taustalla. Voit peruuttaa käyttöoikeudet milloin tahansa laitteesi asetuksista.

Maksaminen. Tilauksen hoitaa Stripe. Kortti- ja maksutietosi syötetään suoraan Stripen maksulomakkeeseen, eivätkä ne koskaan päädy Happihemin palvelimille. Tallennamme vain asiakasnumeron Stripellä ja tilauksesi tilan. Stripe toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä maksujen käsittelyssä.

Analytiikka vain suostumuksella. Käyttöanalytiikka on alusta alkaen pois päältä ja aktivoituu vasta, kun kytket sen itse päälle johdannon lopussa tai kohdassa Tili ja Tietosuoja. Valinta tallennetaan laitteellesi ja sitä voi muuttaa milloin tahansa kohdassa Tili ja Tietosuoja. Sovellus ei kerää mitään mainostunnistetta, kuten IDFA:ta tai Google Advertising ID:tä, emmekä seuraa sinua sovellusten tai sivustojen välillä. Analytiikkatiedot säilytetään EU:ssa kohdan 6 mukaisesti.

Pakollinen kaatumisraportointi. Virhe- ja kaatumisdiagnostiikka on aina käytössä sovellusta käytettäessä, eikä sitä voi kytkeä pois sovelluksessa. Sitä käytetään vain teknisten virheiden havaitsemiseen, selvittämiseen ja korjaamiseen sekä sovelluksen vakauden seuraamiseen, ei koskaan mainontaan tai tuoteanalytiikkaan. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota turvallinen ja luotettava palvelu.

Valokuvat muista henkilöistä, myös lapsista. Happigramin kuvissa esiintyy usein muita kuin ne lataava henkilö, esimerkiksi lapsenlapsia ja asukas itse. Lataava henkilö vastaa siitä, että kuvassa esiintyvät tai heidän huoltajansa tai edustajansa ovat hyväksyneet kuvan jakamisen perheessä ja painamisen. Näytämme kuvat vain perheen jäsenille ja lähetämme ne vain kirjapainolle. Jos katsot, ettei kuva sinusta tai lapsestasi kuuluisi olla palvelussa, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@happihem.com, niin poistamme sen.

Ikäraja. Sinun on oltava vähintään 13-vuotias voidaksesi luoda tilin ja osallistua perheeseen. Tämä ikäraja perustuu Ruotsin tietosuojalakiin (dataskyddslagen), joka käyttää yleisen tietosuoja-asetuksen mahdollisuutta laskea pääsääntöä 16 vuodesta. Tilauksen tekeminen ja maksajana oleminen edellyttää 18 vuoden ikää, koska tilaus on sitova sopimus. Ks. 4 § Happigramin käyttöehdoissa.

12. Kuinka kauan säilytämme tietoja

13. Oikeutesi

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus:

• Saada pääsy hallussamme oleviin sinua koskeviin henkilötietoihin.
• Pyytää oikaisua virheellisiin tietoihin.
• Pyytää poistamista tiedoistasi ("oikeus tulla unohdetuksi").
• Pyytää tietojen siirtoa: saada tietosi koneluettavassa muodossa.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Pyytää käsittelyn rajoittamista.
• Peruuttaa antamasi suostumuksen ilman, että se vaikuttaa jo tapahtuneeseen käsittelyyn.

Oikeuksiesi käyttämiseksi ota meihin yhteyttä osoitteessa privacy@happihem.com. Vastaamme pyyntöösi 30 päivän kuluessa.

Jos pyyntösi koskee verkkopalvelun tietoja, joissa työnantajasi on rekisterinpitäjä, välitämme sen työnantajalle.

Voit pyytää tiettyjen tietojen poistamista ilman tilin lopettamista. Sivulla Tiettyjen tietojen poistaminen Happihemistä (ruotsiksi) on ohjeet, esimerkkejä poistettavista tiedoista ja tietoa siitä, mitä meidän on säilytettävä.

Tilisi ja tietojesi poistaminen

Voit milloin tahansa poistaa tilisi ja henkilötietosi. Mobiilisovelluksessa teet sen suoraan kohdassa Tili ja sitten Poista tili. Poisto tapahtuu välittömästi eikä edellytä yhteydenottoa meihin.

Täydelliset ohjeet ja tiedot siitä, mitkä tiedot poistetaan tai säilytetään, löytyvät sivulta Happihem-tilin poistaminen (ruotsiksi).

Poistettaessa nimesi, sähköpostiosoitteesi, profiilikuvasi ja lataamasi sisältö poistetaan. Perheet, joita ylläpidät yksin, poistetaan kaikilta jäseniltä, ja voimassa olevat tilaukset päätetään. Happigramia, joka on jo mennyt painoon, ei voi kutsua takaisin. Tiettyjä tietoja säilytetään rajoitetun ajan lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, ks. kohta 12.

Voit myös pyytää poistamista sähköpostitse osoitteeseen privacy@happihem.com rekisteröidystä sähköpostiosoitteestasi. Vahvistamme poiston 30 päivän kuluessa.

14. Tietosuoja käytännössä

Toteutamme teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi:

• Kaikki liikenne salataan TLS:llä (HTTPS).
• Salasanat tallennetaan turvallisella tiivistyksellä.
• Pääsynhallinta varmistaa, että saat käsiisi vain työpaikallesi tai perheellesi kuuluvia tietoja.
• Päivittäiset salatut varmuuskopiot suojaavat tietojen menetykseltä. Varmuuskopiot ovat kirjoitussuojattuja eikä niitä voi muuttaa jälkikäteen.
• Käytössä on pehmeä poisto (soft delete). Poistetut tiedot merkitään poistetuiksi ja siivotaan pysyvästi kohtuullisen ajan kuluttua.
• Valokuvat pienennetään puhelimessasi ennen lähettämistä, eivätkä ne koskaan kulje sisällönjakeluverkon tai minkään ulkoisen kuvapalvelun kautta.

15. Tämän käytännön muutokset

Tätä käytäntöä voidaan päivittää. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröityneille käyttäjille sähköpostitse. Uusin versio on aina saatavilla tällä sivulla.

16. Yhteystiedot

Careots AB, ruotsalainen y-tunnus 559485-3938.

• Tietosuoja ja GDPR: privacy@happihem.com
• Tuki: support@happihem.com
• Yleiset kysymykset: hej@happihem.com

Careots AB on Happigram-sovelluksen rekisterinpitäjä ja verkkopalvelun henkilötietojen käsittelijä, ks. kohta 1.

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus Ruotsin tietosuojaviranomaiselle Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.