Hur lång tid i förväg ska man planera aktiviteterna?
En del verksamheter lägger aktivitetsschemat en månad i taget, andra bestämmer samma morgon vad som händer efter lunch. Vi reder ut argumenten på båda sidor och beskriver ett upplägg där stora händelser planeras tidigt medan vardagen får vara rörlig.
Ska aktivitetsschemat läggas för en hel månad, för en vecka i taget, eller räcker det att på morgonen bestämma vad som händer efter lunch? Alla tre varianterna finns ute i verksamheterna, och alla tre går att försvara.
Planeringshorisonten avgör vilka aktiviteter som över huvud taget är möjliga att genomföra, och hur väl schemat stämmer med verkligheten den dag det gäller. Här går vi igenom argumenten åt båda hållen, och avslutar med det upplägg vi ser fungera bäst.
Fördelarna med att planera långt i förväg
Alla som berörs hinner få veta. Undersköterskan som vet att det är allsång på torsdag kan lägga morgonens omvårdnad så att Gunnar är klädd och nere i samlingssalen när den börjar. En dotter som vill vara med på midsommarlunchen behöver flera veckor på sig för att söka ledigt från jobbet. Och en boende som redan på måndagen vet att det blir tårtkalas på fredag har något att se fram emot hela veckan.
Vissa aktiviteter går inte att ordna med kort varsel. En musiker bokas veckor i förväg, och bussen till utflykten ska beställas innan platserna tar slut. Den som handlar material till påskpysslet vill ha det på inköpslistan före veckans stora runda. Årets stora händelser, som midsommarfirandet eller kräftskivan, behöver en månads förberedelser eller mer.
Helheten går att granska. Först när hela månaden ligger framför dig syns det att fyra av veckans samlingar blivit stillasittande, eller att herrarna på våning två inte fått något som passar dem på länge. Med lång horisont går det att väga aktivitetstyperna mot varandra innan schemat sätts, i stället för att upptäcka obalansen i efterhand.
Det som står i schemat blir av. En dag på ett boende fyller sig själv med måltider och larm. Den lösa tanken om en promenad efter kaffet försvinner lätt i allt annat, medan en aktivitet med fast tid och ansvarig person i schemat oftast genomförs.
Nackdelarna med att planera långt i förväg
De bästa idéerna kommer ofta i sista stund. Någon nämner vid frukosten att det är sextio år sedan hon stod brud, och plötsligt finns ett självklart tema för eftermiddagen. Sommarens första riktigt varma dag infaller en tisdag när schemat säger inomhusquiz. När månaden redan är fullbokad, utskriven och uppsatt på anslagstavlorna är risken stor att den sena idén stannar vid en tanke.
Dagsformen syns inte tre veckor i förväg. Den som lägger schemat i slutet av juli vet ingenting om hur gruppen mår den nittonde augusti. Vissa dagar är avdelningen orolig, och då hade frågesporten behövt bytas mot en lugn musikstund. Andra dagar finns det energi för en längre promenad än den planerade sittgympan. Aktiviteten gör mest nytta när den kan anpassas efter läget i gruppen just den dagen.
Papperet hinner bli gammalt. Ett månadsschema börjar åldras samma dag som det sätts upp. En inställd musikstund ska strykas på varje våning, vikarien utgår från versionen som hänger i hissen, och den anhöriga som fotograferade schemat vid sitt förra besök planerar nästa efter uppgifter som inte längre stämmer. Ju längre horisont, desto fler ändringar hinner det bli innan månaden är slut, och varje ändring ska kommuniceras en gång till.
Planeringen kan växa till ett eget projekt. En hel eftermiddag vid skrivbordet med nästa månads schema är en eftermiddag som inte tillbringas med de boende. Om varje aktivitet dessutom kräver att material letas fram eller skapas från grunden växer arbetsinsatsen snabbt, och då ligger det nära till hands att kopiera förra månadens program rakt av.
Ett upplägg som tar vara på båda sidorna
I praktiken behöver olika delar av schemat olika horisont. Så här kan det se ut:
Årets stora händelser: flera månader i förväg
Midsommar och lucia kräver bokningar och inbjudningar i god tid. Sätt datumen tidigt och stäm av med köket och enhetschefen, så hinner även anhöriga planera in dem.
Veckans stomme: en månad i taget
Återkommande inslag på fasta tider, till exempel allsång på tisdagar och bakning på fredagar, ger veckan igenkänning. Fasta rutiner brukar dessutom fungera särskilt bra för boende med demenssjukdom.
Innehållet: veckan innan
Vilken frågesport det blir på torsdagen och vilka sånger som ska sjungas bestäms bäst närmare dagen, när du vet vilka boende som är på plats och vad som hänt sedan sist.
Luften: samma dag
Lämna minst en eftermiddag i veckan utan fast innehåll, och ge dig själv rätten att byta ut en planerad aktivitet när vädret eller gruppen talar för något annat.
Upplägget fungerar, men två praktiska hinder återstår. Ett spontant byte kräver material som sällan finns framme, och varje ändring ska fortfarande nå alla som sett den gamla versionen.
Två hinder som Happihem tar bort
Förberedelsen. Bingobrickor och quizfrågor tar timmar att göra från grunden, och det är oftast den tiden som stoppar den sena idén. I Happihems aktivitetsbibliotek ligger aktiviteterna färdiga med utskrivbart material och en instruktion för genomförandet, och saknas just ert tema går det att skapa en egen aktivitet på någon minut. Idén som dyker upp vid frukosten kan därmed bli eftermiddagens aktivitet. Skriv ut materialet medan kaffet kokar och läs instruktionen på vägen till samlingssalen.
Kommunikationen. I Happihem delar all personal och alla anhöriga som är kopplade till boendet samma digitala aktivitetsschema, och det visar alltid den senaste versionen. Att byta tisdagens bingo mot en promenad i solen tar en minut, och alla som öppnar schemat ser ändringen direkt. Papperet till anslagstavlan skriver du ut därifrån när det behövs en ny version.
Med de två hindren borta blir den ursprungliga frågan lättare att svara på. Planera de stora händelserna och veckans stomme tidigt, så att bokningar hinner göras och anhöriga hinner få veta. Låt resten av schemat förbli rörligt. En sen idé har redan sitt material klart, och en ändring når alla på en minut.
Hur gör ni på er verksamhet? Hör gärna av dig, jag samlar gärna in fler arbetssätt och delar med andra aktivitetsansvariga.
PS. På Happihem planerar du aktiviteterna i ett delat digitalt schema och får färdigt material till varje aktivitet. Skapa ett konto gratis →
